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安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定

  

第一条 为便于学校各立档单位界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映本校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《机关文件材料归档范围和保管期限规定》,制定本规定。

第二条 本规定中的文件材料是指本校在工作活动过程中形成的具有保存价值的各种门类和不同载体的文件材料。

第三条 本校形成的教学、人事、科研、基建、财会等专门档案的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

第四条 本校文件材料应实行纸质档案和电子档案双轨归档管理制度。应归档的纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。本校对应归档的电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档,电子文件归档办法按《安徽工程大学电子文件归档与管理办法》执行。

第五条 文件材料归档范围是:

(一)反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、社会和历史研究具有利用价值的文件材料;

(二)本校工作活动中直接形成的在维护学校、社会和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;

(三)本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级单位报送的重要文件材料;

(四)其他对本校工作具有查考价值的文件材料。

第六条  文件材料不归档范围是:

(一)上级机关的文件材料中,普发性不需办理的文件材料,上级机关征求意见,未定稿的文件材料;任免、奖惩非本校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等;

(二)高校内部文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;未经会议讨论、未经校领导审阅、签发的未生效的文件材料;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,高校之间互相抄送的文件材料,高校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;

(三)同级单位的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料;

(四)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料,以参考为目的从各方面收集来的文件材料。

第七条 凡属归档范围的文件材料,必须按有关规定向校综合档案室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第八条 本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第九条 永久保管的文书档案主要包括:

(一)本校制定的规章制度性文件材料;

(二)学校年度、学期工作计划、报告、总结等;

(三)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;

(四)本校职能活动中形成的重要业务文件材料;

(五)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、各类年度统计报表等;

(六)本校机构演变、人事任免等文件材料;

(七)本校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;

(八)上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料。

第十条 定期保管的文书档案主要包括:

(一)本校职能活动中形成的一般性业务文件材料;

(二)本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;

(三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料;

(四)本校一般性事务管理文件材料;

(五)本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、各类年度以下的统计报表等;

(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;

(七)上级机关和同级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;

(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料;

(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第十一条  文书档案保管期限表结构采取按内设机构分类组合排列形式,表中未列的文件材料,可按其具体内容,参照相应类别相似条款,确定其保管期限。

第十二条  本规定自安徽省档案局审批通过之日起施行。

 

    附件:《安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

 

 

 

附件:

安徽工程大学文件材料归档范围和文书档案保管期限表

 

一、办公室(党办、校办)

1.上级党组织关于党的建设的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校党代会文件材料

1)请示、批复、通知、报告、议程、决议、纪要、公报、总结、记录、领导讲话稿、照片、录音;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果、上级批复和会议讨论通过的文件等;(永久)

2)重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,会议简报、小组会议记录材料等;(30年)

3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样;(10年)

3.本校党委常委会、党委会、处级干部会、党委扩大会、党政联席会、校长办公会、纪要、决议及会议讨论通过的文件和会议记录;(永久)

4.党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结);(永久)

5.党委发布的决定、办法、批示、批转、通知和通报;(永久)

6.校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料;(永久)

7.党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿;(永久)

8.启用、销毁印章的文件和印模;(永久)

9.表彰奖励有关材料

1)县级以上(含省级,下同);(永久)

2)县级以下;(30年)

10.上级有关行政管理的综合性文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

11.全校管理工作制度、规定、办法等文件;(永久)

12.学校教育事业规划、年度计划、总结、报告及上级批复;(永久)

13.学校评估材料;(永久)

14.年度报表及综合统计材料;(永久)

15.本校与有关单位签订的合同、协议、意向书等材料;(永久)

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

16.本校历史沿革及情况介绍;(永久)

17.重大校庆活动筹备时期、庆典时期形成的文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

18.校友会有关材料;(30年)

19.本校简报、信息、工作动态;(30年)

20.重要的人民来信来访及处理材料

1)有领导重要批示和有重要查处结果的(永久);

2)有领导一般批示和有一般事实查处结果的;(30);

3)有领导批示但查无事实的 ;(10年)  

21.20年(含)以上有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料;(永久)

22.20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料;(30年)

23.学校有关保密和秘书工作的文件材料;(30年)

24.校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿;(30年)

25.本校重要接待工作的计划、方案等文件材料(承办国际性或重大会议);(永久)

26.学校向上级机关的请示、报告、以及上级机关的批复等文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

27.同级机关、下级部门报送的的一般性业务问题的来函、请示及需要多个部门联合执行的文件与学校的复函、批复等文件材料;(30年)

28.全校性的工作会议、座谈会文件;(30年)

29.人大、政协选举材料;(30年)

30.上级针对本校的关于高校档案管理工作的文件材料;(永久)

31.档案工作计划、总结、报告、批复;(永久)

32.档案统计年报;(30年)

33.年度档案归档、移交、移出、销毁清册及有关材料;(永久)

34.学校年鉴、大事记、校史沿革、机构沿革及其它编研材料;(永久)

35.校史工作材料;(永久)

36.档案馆(室)达标、升级有关文件材料;(永久)

37.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

38.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

39.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

二、办公室(外办)

1.上级关于外事管理工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.外事工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.外事工作计划、总结、报告、批复及会议记录;(永久)

4.校际合作交流协议书、意向书、备忘录;(永久)

5.授予外籍人员名誉称号的材料;(永久)

6.出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

7.上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件;(30年)

8.外国教师、专家、学者及各界人士来校参观访问、讲学的讲稿(含电子版)等文件材料;(30年)

9.来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料;(10年)

10.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

11.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

12.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

三、监察处(纪委办)

1.上级有关纪委监察工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校纪委、监察工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.校纪律检查委员会纪要、决议及会议讨论通过的文件和会议记录;(永久)

4.纪委、监察工作年度计划、年度总结、报告、批复;(永久)

5.纪检、监察工作中形成的综合性报告及调查材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

6.党员处分、监察权限内的处分及复查材料

1)警告处分以上;(永久)

2)警告处分以下;(30年)

7.群众来信来访及处理意见

1)重要的(指有领导重要批示且需要办理的);(永久)

2)一般的;(30年)

8.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

9.纪检工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

10.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

四、组织部

1.上级有关组织工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校组织工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.本校组织工作计划、总结、决定、报告、批复及会议记录;(永久)

4.统计报表

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

5.本校党组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知;(永久)

6.干部任免、调动和辞职、通知等(包括上级批准的,要附任免呈报表);(永久)

7.各党总支、直属党支部改选、换届、报告、批复、请示及会议记录;(永久)

8.副科级以上干部名册;(永久)

9.党员名册;(永久)

10.评选先进党支部、优秀党员和先进工作者的事迹材料及名单

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

11.对党员违纪处理的文件材料

1受到党内警告以上处分(严重警告、撤消党内职务、留党查看、开除党籍)形成的文件材料;(永久)

2受到党内警告处分形成的文件材料;(30年)

3受到通报批评形成的文件材料;(10

12.本校组织工作报告、调查材料;(30年)

13.落实政策的有关材料;(30年)

14.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党文件材料;(永久)

15.党员组织关系(转出、转入)介绍信及存根;(30年)

16.党员、干部(包括入党积极分子)培训计划、培训名册;(30年)

17.干部交流、挂职工作材料;(30年)

18.党员教育活动形成的典型材料;(30年)

19.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

20.组织工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

21.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

五、宣传部(党校)

1.上级有关宣传工作、党校工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校宣传工作、党校工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.本校宣传工作、党校工作计划、总结、报告、批复及党委中心组会议记录;(永久)

4.反映本校重大活动的简报、报道及照片、光盘;(永久)

5.安徽工程大学校刊;(永久)

6.宣传教育工作表彰材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

7.教职工政治思想工作动态及调查材料;(10年)

8.理论学习的决定、通知、计划、总结;(30年)

9.学生思想政治工作典型调查材料和统计;(30年)

10.新闻媒体对本校宣传报道材料

1)省级以上的;(永久)

2)省级以下的;(30年)

11.思想政治评估及思想政治研究会材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

12.历期党课教育培训班教学计划及实施表和学员编组名单;(10年)

13.历期学员复习提纲、考试试卷;(10年)

14.考试成绩单及学员优秀考试答卷;(10年)

15.历期党课教育培训班教学工作总结和评选优秀学员条件及表彰的优秀学员名单;(10年)

16.历期党校学员优秀心得、有关参观学习观感文章及学员代表结业典礼上发言;(10年)

17.反映培训班教学活动情况的简报。(10年)

18.重要活动、展览中形成的多媒体文件及其脚本;(同纸质)

19.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

20.宣传工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

 

六、统战部

1.上级有关统战工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校统战工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.统战工作计划、总结、报告、批复及会议记录;(30年)

4.统战工作情况调查、典型材料、统计报表;(30年)

5.本校各级人大代表、政协委员名单(册)、各民主党派成员和负责人名册及有关材料;(30年)

6.港、澳、台和侨务管理工作材料;(30年)

7.各党派换届选举及组织任免干部材料;(30年)

8.本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料;(永久)

9.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

10.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

11.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

七、人事处

1.上级机关关于人事工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校人事工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.人事工作计划、总结、报告、决定、批复、会议记录;(永久)

4.关于校内机构设置、机构撤并、名称更改、机构职能、人员编制的文件材料;(永久)

5.人事任免、教职工全员聘任、校内调动文件材料;(永久)

6.师资培养、进修、管理工作计划、规定、总结、批复;(永久)

7.统计报表

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

8.教职工名册;(永久)

9.教职工年度考核材料;(永久)

10.教职工评定聘任专业技术职称材料及上级批复(要求附审批表);(永久)

11.教师资格认定工作形成的文件材料;(永久)

12.教师国内外进修计划、批复及名单等文件材料;(30年)

13.教职工工资改革、调整材料;(永久)

14.教职工的录用、转正、聘任(用)、调资、定级、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料;(永久)

15.教职工调入、调出的商调函件,转移行政、工资关系行政介绍信及介绍

信存根;(永久)

16.教职工出国的有关材料;(永久)

17.表彰和奖励先进集体、劳动模范、先进教职工的材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

18.教职工违法违纪有处理结果文件材料

1)行政警告处分以上的;(永久)

2)行政警告处分以下的;(30年)

19.教职工福利材料;(30年)

20.本校授予国内外专家、学者、知名人士荣誉职称的有关材料;(30年)

21.教职工援外和支援边远地区材料;(30年)

22.退休教职工返聘工作的文件材料。(10年)

23.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

24.人事工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

25.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

八、教务处(招生办)

1.上级有关教学管理方面的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校教务工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.教学规划、计划、总结、报告、批复;(永久)

4.教学改革、培养目标、学分制等方面的规定、办法;(永久)

5.本校教学管理、教学工作会议材料(30年)

6.有关教学的各类统计报表

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

7.本、专科学生名册;(永久)

8.本、专科学生学籍变更材料(休学、复学、转学、退学等);(永久)

9.学生学籍处分材料;(30年)

10.学生历年学业成绩表、本、专科生毕业证书、学位验印名册;(永久)

11.教学检查、评估材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

12.各级优秀教学名师评奖材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

13.教研项目、教学竞赛等教学活动材料(30年)

14.优秀教学成果奖申报表及获奖名单

1)省级以上的;(永久)

2)省级以下的;(30年)

15.委托培养计划、合同、协议书及重要函件;(永久)

16.学生获奖材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

17.使用教材目录;(30年)

18.评选优秀教材的通知、申报材料及获奖名单

1)省级以上的;(永久)

2)省级以下的;(30年)

19.本校有关专业、实验室设置、变更、调整、撤并的报告及上级批复;(永久)

20.教学信息简报(10年)

21.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

22.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

23.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

九、学生处(学生工作部)

1.上级关于学生管理、就业工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于学生工作、就业工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.本校有关学生工作的决定、通知、条例;(永久)

4.学生各类意外事故材料;(永久)

5.学生工作、就业工作计划、总结、报告、批复;(30年)

6.学生奖励文件材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

7.学生处分文件材料

1)警告以上处分;(永久)

2)警告处分;(30年)

3)通报批评及一般的(10年)

8.学生运动会、学生军训材料;(30年)

9.毕业生派遣方案;(永久)

10.毕业生寄档存根;(30年)

11.助学贷款、特困生补助等材料;(30年)

12.学生档案管理过程中形成的文件材料;(30年)

13.学生工作简报、动态、会议记录;(30年)

14.勤工俭学材料;(10年)

15.毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料(10年)

16.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

17.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

18.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十、科技处

1.上级有关科研方面的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.科研工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.科研工作会议记录;(30年)

4.科研工作计划、总结、报告、情况汇报

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

5.科研统计报表

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

6.本校自然科学、社会科学科研项目申报、批复材料

1)省级以上的;(永久)

2)省级以下的;(30年)

7.本校自然科学、社会科学科研项目获奖名单、公报

1)省级以上的;(永久)

2)省级以下的;(30年)

8.关于建立科研机构的请示和批复;(永久)

9.科研成果汇编;(30年)

10.与有关单位关于科技合作、科技服务、科技成果推广而签定的协议、合同;(永久)

11.与国内外开展科技活动及参加国际学术会议的文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

12.上级部门下达的科研项目计划及科研经费;(永久)

13.安徽工程大学学报、样本、底稿、审稿单(永久)

14.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

15.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

16.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十一、财务处

1.上级关于财务管理工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.学校财务工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.财务工作计划、总结、报告、请示、批复;(永久)

4.学校年度财务预决算方案;(永久)

5.各种会计凭证(包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表);15

6.会计账簿

1)日记账;(15年)

2)总账;(15年)

7.税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账;(30年)

8.明细分类、分户账或登记簿;(15年)

9.现金出纳账、银行存款账;(30年)

10.会计报表

1)决算报表;(永久)

2)年度以上各种统计报表(含工资报表);(永久)

3)年度以下各种计划、统计报表;(15年)

11.工资清册

1)工资发放名册、卡片;(永久)

2)工资转移、证明、通知存根;(30年)

12.其他类

1)会计移交清册;(15年)

2)会计档案保管清册;(永久)

3)会计档案销毁清册;(永久)

13.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

14.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

15.上述文件材料的电子版;(同纸质)

16.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

17.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

18.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十二、审计处

1.上级有关审计工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校审计工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.审计工作计划、总结、报告、批复及会议记录;(永久)

4.审计工作统计年报及重要报表;(永久)

5.审计工作过程中形成的文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

6.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

7.审计工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

8.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十三、国有资产管理处

1.上级有关的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于国有资产工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

4.国有资产产权登记、统计、检查、清算、交换等文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

5.固定资产投资、管理、验收(评估)等文件材料

1)重要的;(永久)

2)一般的;(30年)

6.学校物资采购计划、审批、招标、投标、购置等文件材料;(30年)

7.工作计划、总结、报告、批复、会议记录等;(永久)

8.本校关于土地征用、租用、调拨的材料及合同、协议书和上级批复等(永久)

9.本校关于实验与物资设备工作的规章制度;(永久)

10.实验与物资设备计划、总结、报告、批复;(30年)

11.本校有关实验仪器、物资设备业务工作的综合性统计材料;(30年)

12.有关仪器设备的工作报告、调查材料;(30年)

13.本校仪器设备购置计划、报告及经费分配方案;(30年)

14.本校实验设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复;(30年)

15.有关实验物资设备的合同、协议材料;(30年)

16.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

17.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

18.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十四、保卫处(武装部)

1.上级有关武装保卫工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于治安工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.本校武装保卫工作计划、总结、报告、批复、会议记录等;(永久)

4.本校教职工、学生案件的侦查、调查、处分结论材料及上级的批复和判决书;(30年)

5.本校要害部门、部位的公安保卫、消防工作;(30年)

6.本校关于武装各类工作的规章制度;(30年)

7.本校有关武装、人防等工作的文件材料;(30年)

8.复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡);(30年)

9.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

10.保卫工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

11.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十五、总务处

1.上级有关总务工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于总务工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.总务工作计划、总结、报告、批复、会议记录;(永久)

4.住宅出售、房屋租赁的合同、协议等;(永久))

5.房屋管理、调配使用、转移等规定文件材料;(30年)

6.本校房改工作的合同、协议书等文件材料;(永久)

7.学校各类房屋使用情况登记表(30年)

8.校各类房产统计表(永久)

9.房产、土地所有权和使用权证及文件材料;(永久)

10.本校有关房产、土地方面纠纷处理、历史遗留问题及市政规划涉及房产调整等文件材料;(永久)

11.各次分房正式定稿及最后落实房源清单、人员名单;(30年)

12.本校教职工对住房特殊要求的处理材料;(30年)

13.公共用房的调整、分配材料;(30年)

14.年度维修、调整计划;(30年)

15.校医院工作计划、总结、报告、批复;(30年)

16.上级对本校医疗卫生、计划生育等工作进行检查、评估的文件材料;(30年)

17.公费医疗及药品进出库清册等有关材料;(30年)

18.教职工领取独生子女证名册;(永久)

19.幼儿园工作计划、总结、报告、批复;(30年)

20.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

21.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

22.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十六、基建办公室

1.上级有关基建工作的文件材料

1)需要长期贯彻执行的;(30年)

2)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校基建工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.基建工作计划、总结、报告、批复;(永久)

4.基建工作统计报表;(30年)

5.本校基建项目的请示、批复、合同、协议等有关材料;(永久)

6.本校基建项目财务预、决算及审计材料(永久)

7.校园总体规划和总体规划平面图(永久)

8. 水、电、气管道分布图(永久)

9.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

10.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

11.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十七、图书馆

1.上级关于图书馆工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于图书馆工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.图书馆工作计划、总结、报告、批复、会议记录;(永久)

4.年度统计报表;(30年)

5.图书资料指南、馆藏目录、图书馆概况、发展规划;(30年)

6.上级检查、评估图书管理工作的有关材料;(30年)

7.图书、刊物处理材料及销毁清册;(30年)

8.图书馆简报、动态;(30年)

9.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

10.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

11.上述文件材料的电子版;(同纸质)

12重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

13.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

14.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十八、工会

1.上级有关工会工作、离退休工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校工会工作、离退休工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.工会工作、离退休工作计划、总结、报告、批复;(30年)

4.工会统计年报、会议记录、纪要;(30年)

5.本校工会会员代表大会、教职工代表大会的有关会议材料

1)请示、批复、通知、报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、贺词、题词、照片、录音;大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果、上级批复和会议讨论通过的文件、提案及办理情况等;(永久)

2)会议简报、典型材料记录、交流材料等;(30年)

3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样;(10年)

6.上级关于工会干部任免通知;(永久)

7.表彰、奖励材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

8.基层工会干部名册;(30年)

9.工会会员名册;(永久)

10.妇女工作材料;(30年)

11.教职工文体活动材料;(10年)

12.关心下一代工作委员会工作材料;(10年)

13.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

14.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

15.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

十九、团委

1.上级有关团委工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校团委(学生会)工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.团委(学生会)工作计划、总结、报告、批复、会议记录;(30年)

4.本校团代会、学代会文件材料

1)请示、批复、通知、报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、贺词、题词、照片、录音;代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果、上级批复和会议讨论通过的文件等;(永久)

2)会议简报、典型材料记录、交流材料等;(30年)

3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样;(10年)

5.上级对本校团委、学生会工作进行检查的文件材料;(30年)

6.团委工作典型调查材料;(30年)

7.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

8.处分团员的材料及复查材料

1)警告处分以上的;(永久)

2)警告处分以下的;(30年)

9.批准入团、离团材料及名单;(永久)

10.团干部名册、团员名册、学生会名册(30年)

11.团委(学生会)文件材料;(30年)

12.本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料;(30年)

13.团委牵头进行的重大主题实践活动的有关材料;(30年)

14.团委(学生会)牵头参与的国内重大竞赛活动材料;(30年)

15.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

16.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

17.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

二十、后勤集团

1.上级有关后勤工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于后勤工作的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.后勤集团的工作计划、总结、报告、批复;(永久)

4.后勤集团企业承包,房屋店面出租协议书、合同书、公证书及有关文件材料;(30年)

5.上级机关对后勤集团管理工作进行检查、评估有关文件材料;(30年)

6.本校后勤管理处、后勤集团下属各中心管理工作中形成的文件材料;(30年)

7.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

8.后勤工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

9.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

二十一、研究生部

1.上级关于研究生教育教学工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校研究生教育、教学管理工作制度、规定、办法等文件;(永久)

3.研究生部工作计划、总结、报告、批复;(30年)

4.研究生部重要会议记录、统计报表;(永久)

5.本校有关研究生教学改革的请示、规定、办法;(30年)

6.本校有关研究生发展、培养计划、方案、重要报告;(永久)

7.委托培养计划、合同、协议书及重要函件(永久)

8.本校有关学科、重点实验室设置、变更、调整、撤并的报告及上级批复;(永久)

9.学科、专业、重点实验室评估申报材料及上级批复;(永久)

10.学生奖励材料

1)县级以上的;(永久)

2)县级以下的;(30年)

11.研究生处分材料;(30年)

12.研究生招生计划、招生简章、专业介绍、录取名册、学生名册;(永久)

13.研究生历年学业成绩表、毕业证书、学位验印名册;(永久)

14.学籍变更材料(休学、复学、退学等)(永久)

15.研究生学位管理(含学位委员会)材料;(永久)

16.硕士点、博士点申报及审批材料;(永久)

17.申报重点学科申报材料及批复;(永久)

18.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

19.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

20.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

二十二、各学院(党总支)

1.各学院教学管理工作制度、规定、办法等文件;(30年)

2.各学院教学工作计划、总结、报告、批复、会议记录、纪要;(30年)

3.各学院开展各种学术活动的材料;(30年)

4.各学院与国内外单位签署的合作协议、合同等材料;(永久)

5.各学院机构设置、变动的报告及决定、批复、通知;(永久)

6.干部任免等(包括教学秘书、科研秘书、系正副主任、教研室正副主任等);(永久)

7.各党总支、直属党支部改选、换届、报告、批复、请示及会议记录;(永久)

8.党建工作及有关材料;(30年)

9.各专业、各班级毕业照。(永久)

10.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

11.学院获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

12.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

二十三、现代教育技术中心

1.上级关于本中心工作的文件材料

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于本中心的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.本中心工作计划、总结、报告、批复、会议记录;(永久)

4.高、精、尖大型仪器管理使用材料;(30年)

5.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料; (同纸质)

6.学院获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

7.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

二十四、分析与测试中心

1.上级关于重点实验室工作的文件材料

1)针对本校的;(永久)

2)需要长期贯彻执行的;(30年)

3)需要短期贯彻执行的;(10年)

2.本校关于重点实验室的制度、规定、办法等文件;(永久)

3.重点实验室的工作计划、总结、报告、批复、高档仪器使用记录;(30年)

4.重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料;(同纸质)

5.工作中获得的各种奖状、证书、奖牌、奖章等;(永久)

6.上述文件材料的电子版;(同纸质)

 

备注:上述教学档案归档范围是指学校在本科生、研究生和继续教育学生教学工作中形成的对学生、学校和社会有保存价值的所有文件材料,与此同时形成的照片、录音带、光盘、电子文件以及礼品字画等应和纸质文件材料同步归档。归档后,纸质文件材料纳入教学档案库保管,照片、录音带、光盘纳入声像档案库保管,电子文件纳入电子档案库保管,礼品字画等实物纳入实物档案库保管。

 

安徽工程大学综合档案室编制

2013418